مهام محاسب المخازن

مهام محاسب المخازن:

- مبدئيا لازم نفرق بين امين المخزن ومحاسب المخازن لان في الأنشطة الصغيرة في دمج بين الوظيفتين 

- امين المخزن بيتعامل في:

o استلام وفرز وترتيب وصرف وارتجاع الأصناف التي تقرر تخزينها والحفاظ علي سلامتها 

o ومتابعة حد الطلب للاصناف

o كتابة اذون الإضافة و مراجعة طلب الشراء بالكمية الواردة والصرف والارتجاع بالكمية وتوقيع المستلم 

o تسجيل كل الحركات اللي قولنا عليها في سجل او كارتة صنف او اكسيل او حتي سيستم ولكن بالكمية

o كتابة شهادة إدارية لاي صنف وارد هدية في حضور فني ومدير

o تنفيذ توجيهات محاسب المخازن

o حضور الجرد باعتباره مسئول عن الأصناف ويحاسب علي أي فروق جردية غير طبيعية سواء عجز او زيادة عن كشوف الجرد

- اما محاسب المخازن فده مراجع علي كافة مخازن النشاط وامناء المخازن

- لازم يذاكر معيار 2 (مصري) المخزون عشان يعرف أنواع المخزون وقياس المخزون وتسعير المنصرف من المخزون وتقييم المخزون ومخصصات هبوط او زيادة المخزون

- يفضل اتباع طريقة الجرد المستمر (مراقبة رصيد المخزون مع كل حركة إضافة و صرف بشكل مستمر (كمية / قيمة))

- اهمية محاسب المخزون انه رقيب علي سيولة مجمدة يعني دائما عليك عبء:

o توفير الحد الادني فقط من الأصناف المطلوبة 

o بلاش ازيد عشان تجميد للسيولة

o بلاش اقل من حد الطلب عشان ما تبقاش سبب في تعطيل دورة الإنتاج او البيع

o الصح يبقي عند كمية حد الطلب + احتياجات دورة انتاج او بيع كاملة 

o أي زيادة بدون داعي فني تخلص منه فورا بالبيع او الاستبدال

- نرتب حالنا بقي كدة بتقسيم محترم للمخازن في كل فرع جغرافي يكون تقسيم المخازن كالاتي:

o مخزن انتاج (في حالة التصنيع)

 خامات أساسية

 خامات فرعية

 قطع غيار ومهمات

 مواد تعبئة و تغليف

o مخزن سلع تحت التصنيع (اثناء مرحلة الإنتاج)

o مخزن سلع تامة الصنع (جاهزة للبيع)

o مخزن مشتريات بغرض البيع (في حالة التوكيلات)

o مخزن سلع استيرادية (يدرج به كافة تكاليف الاستيراد لحين استلام البضاعة)

o مخزن أصول (أصول لزوم الأعطال المفاجئة)

- بتعمل تكويد للاصناف اللي عندك والافضل تكويد الفاتورة الالكترونية

- اول ما تستلم شغل تجرد المخازن كلها (كمية – قيمة) علشان نبدأ علي نظافة واللي قبلك مش مسئوليتك

- بتقعد مع الفنيين ( لو تصنيع) او مدير المبيعات (لو توكيلات) وتستوعب حد الطلب علي حسب احتياجاتهم و تزود 10% امان ليك ولسوء التقدير و الطوارئ

- لازم تكون علي تواصل عالي جدا مع محاسب الموردين و مسئول المشتريات عشان تكمل عوامل تحديد حد الطلب لكل الأصناف وتراعي:

o مدة تجهيز الأصناف المشتراه عند المورد

o مدة النقل او الشحن خصوصا لو استيراد

o مدة الإنتاج

o هل المورد سالك و لا عنده مشاكل في التوريد والتجهيز و النقل

- نيجي بقي لمرحلة تسجيل البيانات (كمدخل بيانات) ودي مرحلة ضرورية في شغلك عشان تعرف تحلل المخزون وتطلع بتقارير مفيدة:

o لازم تبقي عارف كل أوامر التوريد من مسئول المشتريات

o هتستلم اذون الإضافة من امين المخزن و تطابقها بكمية فاتورة الشراء وتسعرها وتسجلها علي اكسيل او السيستم و تعمل قيد  الإضافة وتسمله للحسابات

o هتطابق فاتورة الشراء باجمالي امر التوريد وتتعامل مع الفروق لحين حلها 

o هتراجع علي جودة الاصناف في اسرع وقت وتعليماتك لامين المخزن بمرتجع مشتريات لو لزم الامر

o هيبدأ الفني مع وصول الأصناف المطلوبة بعمل طلب صرف بقي (ايميل / ورقي / واتس) وانت المسئول عن إعطاء التصريح بالصرف من المخازن بعد مراجعة رصيد الصنف يسمح و ان الفني هو فعلا اللي طالب الأصناف دي 

o ما ينفعش فني يطلب أصناف فني اخر الا في حل الازمات وباعتماد المدير المالي

o بعد ما امين المخزن يكتب اذن الصرف ويبعته ليك بتقارنه بصورة طلب الصرف للمراجعة علي دقة عمل امين المخزن

o بتسعر اذن الصرف طبقا لسياسة التسعير المتفق عليها :

 الوارد أولا يصرف أولا FIFO (مع الأصناف ذات الصلاحية)

 المتوسط المرجح (مع باقي الأصناف و تعني اجمالي قيمة مشتريات الصنف في الشهر / اجمالي كمية مشتريات الصنف في الشهر)

o بتعمل وبتسجل قيود المنصرف من المخزون بعد التسعير علي اكسيل او السيستم بتوزيعه دقيقة علي مراكز التكلفة (اقسام النشاط) بالتنسيق مع بتاع التكاليف عشان تساعده انه يطلع نتيجة مراكز التكلفة صح و يقدر يحدد أي قسم بيتجاوز عن تكلفته المخططة سابقا في بداية العام

o ونفس الطريقة علي مرتجعات الشراء ومرتجعات الإنتاج او البيع

o عندك اذون التحويل بين المراكز الجغرافية او أنواع المخازن ولازم تتأكد ان اللي طلع من مخزن أ وصل مخزن ب ومفيش عجز او زيادة

- في نهاية كل شهر مطلوب منك تقارير في غاية الأهمية:

o تقرير الرواكد (كمية / قيمة) و مقترح تصريفها

o تقرير ارصدة الأصناف وحد الطلب (كمية و قيمة)

o تقرير الأصناف بطيئة الحركة و أسبابها 

o ميزان مراجعة كمية و قيمة لكل المخازن (جغرافي / نوعي) (اول المدة -إضافات – مرتجعات - تحويلات – صرف – رصيد اخر المدة)

o معدل دوران المخزون

o تقرير الجرد المفاجئ علي كافة أمناء المخازن علي مدار الشهر

o تقرير أصناف تم التعاقد عليها و لم ترد حتي تاريخه

o تقرير اعلي الأصناف شراء واعلي الأصناف صرف

- في نهاية العام :

o أعداد كشوف الجرد 

o الجرد علي المخازن

o حصر الفروق بين الواقع و كشوف الجرد

o فحص أسباب الفروق اعداد قيود التسوية و تسليمها للحسابات

o تقييم المخزون في نهاية السنة (مستوي 2) تقدر تشوفه علي فيتامين محاسبة من اللينك ده https://youtu.be/qFZEUiwfiMw 

o تسجيل الرصيد الافتتاحي لمخازن العام المالي الجديد

بالتوفيق

#فيتامينات_محاسبية_مع_اكرم_ممدوح

#الفريق_الأول_لتطوير_الأعمال_بمطروح